Положення про відділ комплектування документів НТБ НТУ «ХПІ»

1. Загальні положення
1.1. Відділ комплектування документів (Далі — Відділ) є структурним підрозділом науково-технічної бібліотеки (далі — НТБ), що забезпечує науково-обґрунтоване і оперативне формування фонду бібліотеки відповідно до профілю університету і інформаційних потреб користувачів.
1.2. Є самостійним підрозділом НТБ університету і підпорядкований директору НТБ.
1.3. У своїй діяльності керується законодавчими і нормативними актами України «Про бібліотеки та бібліотечну справу», «Про освіту», «Про вищу освіту», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про авторське право», «Про науково-технічну інформацію», Указом Президента України «Про Національну стратегію розвитку освіти в Україні на період до 2021 року» (від 25.06.2013 р. № 344/2013), постановами Кабінету Міністрів України та наказами Міністерства освіти і науки України, Міністерства культури України; законодавчими і нормативними актами України з питань формування та обліку фондів бібліотеки, матеріальних цінносте бюджетних установ, рекомендаціями науково-методичної комісії № 15 з організаційно-методичного забезпечення вищої освіти Міністерства освіти і науки України, іншими нормативними документами з питань бібліотечної роботи, Статутом Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут» (Далі — Університет), Правилами внутрішнього розпорядку Університету, наказами ректора Університету та розпорядженнями по Університету, регламентуючою та технологічною документацією НТБ та відділу, Положенням про НТБ, Правилами користування НТБ та цим Положенням.
2. Основні завдання відділу
2.1. Створення і використання у практичній роботі моделі фонду НТБ.
2.2. Формування фонду НТБ документами, які забезпечують навчально-виховний процес, науково-педагогічну та науково-дослідницьку діяльність університету.
2.3. Забезпечення виняткової повноти комплектування фонду НТБ виданнями вузу, які підлягають постійному зберіганню.
2.4. Забезпечення доукомплектування профільними виданнями, ліквідація лакун.
2.5. Визначення місця зберігання документів у структурних підрозділах НТБ та бібліотечних пунктів кафедр.
2.6. Облік надходжень нових видань в електронному каталозі (далі — ЕК) в АРМ «Комплектатор».
2.7. Надання консультацій за профілем діяльності відділу.
3. Функції відділу
3.1. Організовує комплектування фонду бібліотеки з урахуванням контингенту користувачів та профілю університету.
3.2. Здійснює прийом, облік та реєстрацію надходжень документів згідно ДСТУ 7.20–2000 «Бібліотечна статистика». Веде сумарний, інвентарний та безінвентарний облік видань. Здійснює штрих-кодування нових надходжень.
3.3. Здійснює заміну документів, втрачених користувачами.
3.4. Проводить моніторинг цін на видання, що надійшли в дар від користувачів та організацій без вказівки їх вартості.
3.4. Формує запис до АРМів «Комплектатор» та «Каталогізатор» АБІС «ІРБІС».
3.5. Визначає місце зберігання видання у підрозділах НТБ.
3.6. На обліковані партії видань складає приймальні акти, «путівки» (супровідні документи) та передає їх до відділу наукової обробки документів і організації каталогів.
3.7. Здійснює книгообмін  з бібліотеками Україні та зарубіжжя.
3.8. Організовує передплату на періодичні видання. Формує замовлення та реєструє періодичні видання у АБІС «ІРБІС».
3.9. Виконує службові позначки про списані видання з облікових документів відділу.
3.10. Веде довідковий апарат, а саме:
  • тематичний план комплектування (ТПК);
  • картотеку доукомплектування;
  • реєстраційну рейторкартотеку вітчизняних та іноземних періодичних видань;
  • реєстраційну картотеку брошур;
  • картотеку методичних вказівок НТУ «ХПІ»;
  • рейторкартотеку іноземних видань;
  • картотеку партнерів з книгообміну.
3.11. Звітує перед бухгалтерією університету за використані кошти.
3.12. Готує документи для проведення закупівлі книжкових та періодичних видань згідно Закону України «Про публічні закупівлі» разом з тендерним комітетом університету.
3.13. Бере участь у вивченні інформаційних запитів користувачів, рівня ефективності використання фондів та у проведенні аналізу книгозабезпеченності студентів учбовою літературою. Заносить данні з навчальних дисциплін до АРМу «Книгозабезпеченність». Надає довідки з книгозабезпеченності навчальних дисциплін.
3.14. Вивчає і впроваджує в практику роботи інноваційний бібліотечний досвід, нові бібліотечні технології, результати бібліотечних науково-дослідних робіт.
3.15. Упроваджує наукову організацію праці та інформаційні технології.
4. ​Структура і управління відділом
4.1. Керівництво відділом здійснює завідувач, призначений наказом ректора за поданням директора НТБ.
4.2. Завідувач відділу організовує всю роботу відділу і відповідає за його діяльність. Розпорядження завідувача відділу обов’язкові для всіх працівників відділу.
4.3. В структурі відділу 2 сектори: сектор комплектування документів та сектор книгообміну та обмінних фондів.
4.4. Співробітники відділу призначаються і звільняються з посади наказом ректора за поданням директора НТБ з відома завідувача відділом.
4.5. Обов’язки співробітників відділу визначаються посадовими інструкціями, затвердженими ректором університету та функціональними обов’язками, затвердженими проректором Університету.
4.6. Робота відділу базується на основі науково-обґрунтованих норм праці та плану роботи, який затверджує директор НТБ.
5. Взаємодія відділу з іншими підрозділами
5.1. Відділ подає:
5.1.2. Дирекції:
  • плани та звіти про роботу відділу;
  • на затвердження — організаційно-розпорядницьку та технологічну документацію;
  • графіки відпусток.
5.1.3. Методичній раді — основну регламентуючу і технологічну документацію на затвердження.
5.1.4. Відділам бібліотеки, кафедрам та іншим підрозділам — тематичні плани видавництв, бланки-замовлень та ін. інформаційні матеріали, каталоги періодичних видань.
5.1.5. Відділу наукової обробки документів і організації каталогів — всі надходження літератури для класифікації та технічної обробки.
5.1.6. Бухгалтерії — фінансові звіти, документи та інші матеріали, необхідні для бухгалтерського обліку, звітності і контролю.
5.1.7. Відділу обслуговування науковою літературою — періодичні видання.
5.2. Відділ одержує:
5.2.1. Від дирекції — вказівки та розпорядження з питань організаційно-виробничої діяльності відділу, затверджену регламентуючу документацію.
5.2.2. Від відділів бібліотеки — замовлення на придбання нової літератури, на доукомплектування фонду.
5.2.3. Від відділу зберігання фонду — списки для перевірки інвентарних номерів, які пропонуються для списання, акти вибуття для виключення з облікових документів відділу інвентарних книг.
5.2.4. Від відділу інформаційних технологій та комп’ютерного забезпечення — консультації з питань ведення електронного каталогу; допомогу з питань експлуатації комп’ютерної техніки та програмного забезпечення.
5.2.5. Від бухгалтерії — необхідні довідки та дані бухгалтерського обліку.
5.2.6. Від учбової частини — навчальні плани.
5.2.7. Від кафедр — заявки на придбання книг та періодичних видань.
6. Права й обов'язки відділу
6.1. Відділ має право:
6.1.1. Самостійно вирішувати питання, пов’язані з розподілом функціональних обов’язків у межах відділу.
6.1.2. Брати участь в обговоренні питань, які є компетенцію відділу на засіданнях Дирекції, методичної ради бібліотеки.
6.1.3. Знайомитися з навчальними планами та програмами університету.
6.1.4. Залучати до участі у комплектуванні фонду бібліотеки референтів кафедр.
6.1.5. Подавати пропозиції про відзначення особливо сумлінних співробітників, а також вносити пропозиції про притягнення до адміністративної відповідальності за порушення трудової, виробничої дисциплін.
6.1.6. За дорученням адміністрації НТБ брати участь у міжнародних бібліотечних програмах та проектах, всеукраїнських науково-практичних конференціях, нарадах, навчально-методичних семінарах.
6.1.7. Користуватись усіма правами, що викладені в Конституції України, Статуті університету, колективному договорі та інших документах.
6.2. Відділ відповідає:
6.2.1. За дотримання законодавства, відповідних норм та правил з питань формування бібліотечних фондів, встановлених у галузі бібліотечної справи.
6.2.2. За своєчасний облік літератури і звітування перед бухгалтерією університету.
6.2.3. За своєчасне подання адміністрації НТБ звітів та планів роботи відділу.
6.2.4. За збереження та належний санітарний стан бібліотечних видань та матеріальних цінностей у приміщеннях відділу.
6.2.5. За виконання правил охорони праці, техніки безпеки та протипожежної безпеки згідно чинного законодавства. За дотримання правил по охороні праці роботи на ПК.
6.2.6. За виконання розпоряджень адміністрації НТБ.
 
 
Завідувач відділу комплектування                                                               І. І. Могиленко
 
Директор НТБ                                                                                             Л. П. Семененко
 
 
Розглянуто
на засіданні методичної ради НТБ
Протокол № 3 від «04» квітня 2017 р.