Положення про відділ зберігання фондів НТБ НТУ «ХПІ»

1. Загальні положення
1.1. Відділ зберігання фондів (Далі — Відділ) є структурним підрозділом науково-технічної бібліотеки (далі — НТБ), забезпечує комплекс заходів зі зберігання, організації і розподілу фонду (ресурсів) бібліотеки.
1.2. Є самостійним підрозділом НТБ університету і підпорядкований директору НТБ.
1.3. У своїй діяльності керується чинним законодавством України «Про бібліотеки та бібліотечну справу», «Про освіту», «Про вищу освіту», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про авторське право», «Про науково-технічну інформацію», Указом Президента України «Про Національну стратегію розвитку освіти в Україні на період до 2021 року» (від 25.06.2013 р. № 344/2013), постановами Кабінету Міністрів України та наказами Міністерства культури України; законодавчими і нормативними актами України з питань формування, обліку та зберігання фондів бібліотеки, матеріальних цінносте бюджетних установ, рекомендаціями науково-методичної комісії № 15 з організаційно-методичного забезпечення вищої освіти Міністерства освіти і науки України, іншими нормативними документами, Статутом Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут» (Далі — Університет), Правилами внутрішнього розпорядку Університету, наказами ректора Університету та розпорядженнями по Університету, регламентуючою та технологічною документацією НТБ та Відділу, Положенням про НТБ, Правилами користування НТБ та цим Положенням.
2. Основні завдання Відділу
2.1. Організація, зберігання, раціональне розміщення та розподіл фондів (ресурсів) бібліотеки з метою максимально повного забезпечення запитів читачів і користувачів та збереження оригіналів документів протягом тривалого часу.
2.2. Систематичне вивчення та аналіз використання бібліотечних фондів у підрозділах бібліотеки. Облік та поточний контроль за переміщенням (рухом) та станом зберігання фонду бібліотеки.
2.3. Забезпечення формування та ведення топографічного каталогу за підрозділами зберігання. Контроль за дотриманням правил збереження підсобних фондів абонементів та читальних залів бібліотеки.
2.4. Звільнення фондів від застарілих, непрофільних, зношених та невикористовуваних видань.
2.5. Організація та контроль передачі документів до пунктів видачі при кафедрах.
2.6. Надання методичної допомоги співробітникам інших відділів бібліотеки, бібліотечних пунктів кафедр з питань організації та збереження фонду.
2.7. Контроль за санітарним станом бібліотечного фонду НТБ, упровадження комплексу заходів із біологічного та фізичного стану документів.
3. Функції Відділу
3.1. Забезпечує систему збереження бібліотечного фонду:
3.1.1. організовує та веде топографічний каталог за підрозділами НТБ;
3.1.2. забезпечує розстановку топографічних карток на нові надходження; вилучення карток з топографічного каталогу на документи, які списані;
3.1.3. веде службову картотеку періодичних видань;
3.1.4. формує та організовує зберігання резервного фонду НТБ;
3.1.5. перерозподіляє видання бібліотечного фонду між підрозділами бібліотеки та передає копії топографічних карток до відділу наукової обробки документів та організації каталогів для зміни сигли зберігання;
3.1.6. проводить переоблік бібліотечного фонду відповідно до плану, а за необхідності — поза планом;
3.1.7.  здійснює контроль за виявленням та доцільністю вилучення застарілих та зношених видань, рекомендованих до вилучення підрозділами НТБ та провідними фахівцями профільних кафедр;
3.1.8. формує перелік видань, рекомендованих до вилучення з фонду, та передає їх до відділу комплектування документів для проведення звірки та виконання службових позначок у інвентарних книгах;
3.1.9. забезпечує індексацію вартості видань, укладає та оформлює акти списання у відповідно до затверджених форм;
3.1.10. у електронному каталозі виконує службові позначки на списані документи;
3.1.11. організовує передачу вилучених та списаних документів до складу університету;
3.1.12. подає акти списання до бухгалтерії університету;
3.1.13. передає списки вилучених видань до відділу наукової обробки документів та організації каталогів для виконання службових позначок у генеральному каталозі.
3.2. Забезпечує контроль надходжень нових видань з відділу наукової обробки документів та організації каталогів та передає їх до структурних підрозділів НТБ.
3.3. Розробляє та забезпечує комплекс організаційних, технічних, правових, біологічних заходів задля збереження бібліотечного фонду на усіх ділянках його розташування. Здійснює контроль за виявленням видань, які потребують ремонту.
3.4. Проводить моніторинг стану зберігання фонду бібліотеки та інформує дирекцію про його результати.
3.5. Розробляє регламентуючу документацію та  подає її на розгляд методичної ради НТБ.
3.6. Контролює дотримання співробітниками підрозділів санітарних вимог до зберігання бібліотечного фонду.
3.7. Вивчає, узагальнює й упроваджує в практику діяльності НТБ інноваційний бібліотечний досвід, нові бібліотечні технології.
3.8. Організовує заходи, що сприяють підвищенню рівня професійної підготовки співробітників Відділу.
4. Структура й управління Відділом
4.1. Керівництво Відділом здійснює завідувач, призначений наказом ректора за поданням директора НТБ.
4.2. Завідувач Відділу організовує всю роботу Відділу і відповідає за його діяльність. Розпорядження завідувача Відділу обов’язкові для всіх працівників Відділу.
4.3. У структурі Відділу 3 сектори: сектор обліку документів, сектор списання документів та сектор гігієни та реставрації документів.
4.4. Співробітники Відділу призначаються і звільняються з посади наказом ректора за поданням директора НТБ.
4.5. Обов’язки співробітників Відділу визначаються посадовими інструкціями, затвердженими ректором Університету та функціональними обов’язками, затвердженими проректором Університету.
4.6. Робота Відділу базується на основі науково-обґрунтованих норм праці та плану роботи, який затверджує директор НТБ.
5. Взаємодія Відділу з іншим структурними підрозділами
5.1. Відділ подає:
5.1.1. дирекції на затвердження: плани та звіти про роботу Відділу;             організаційно-розпорядницьку та технологічну документацію; графіки відпусток;
5.1.2. методичній раді НТБ — основну регламентуючу і технологічну документацію на розгляд та затвердження;
5.1.3. відділу комплектування документів — перелік видань, рекомендованих до вилучення з фонду для проведення звірки та виконання службових позначок у інвентарних книгах;
5.1.4. відділам обслуговування — нові надходження документів та видання, що перерозподіляються між підрозділами бібліотеки у процесі оптимізації бібліотечного фонду;
5.1.5. відділу наукової обробки та організації каталогів — передає списки вилучених видань для виконання службових позначок у генеральному каталозі та копії топографічних карток для зміни сигли зберігання;
5.2. Відділ одержує:
5.2.1. від дирекції — розпорядження щодо організаційно-виробничої діяльності; координуючу та іншу поточну інформацію щодо планування і звітності; затверджену регламентуючу та технологічну документацію;
5.2.2. від відділу наукової обробки документів — нові документи й топографічні картки та путівки на партії книжкових видань;
5.2.3. від відділів обслуговування — застарілі або зношені документи для подальшого вилучення з фонду та списання; непрофільні видання — для передачі до обмінного фонду; дублетні примірники видань — для перерозподілу до інших підрозділів та резервного фонду;
5.2.4. від відділу комплектування документів — акти вибуття видань та путівки на партії періодичних видань;
5.2.5. від відділу інформаційних технологій та комп’ютерного забезпечення — консультації з питань ведення електронного каталогу; організації технологічних процесів, допомогу з питань експлуатації комп’ютерної техніки та програмного забезпечення;
5.2.6. від науково-методичного відділу — методичну допомогу з питань організації, зберігання, раціонального розміщення та використання фондів НТБ.
6. Права й обов'язки Відділу
6.1. Відділ має право:
6.1.1. самостійно вирішувати питання, пов’язані з розподілом функціональних обов’язків у межах Відділу;
6.1.2. брати участь в обговоренні питань, які є компетенцію Відділу на засіданнях дирекції, методичної ради НТБ, вносити пропозиції щодо оптимізації технологічних процесів, створення належних умов праці;
6.1.3. за дорученням адміністрації НТБ брати участь у міжнародних бібліотечних програмах та проектах, всеукраїнських науково-практичних конференціях, нарадах, навчально-методичних семінарах з питань, що стосуються роботи Відділу;
6.1.4. вилучати та реалізувати документи із своїх фондів відповідно до нормативно-правових актів;
6.1.5. визначати відповідно до законодавства України та правил користування НТБ види і розмір збитків та компенсації у разі виявлення таких під час переобліку видань бібліотечного фонду;
6.1.6. контролювати дотримання санітарних вимог до зберігання бібліотечного фонду підрозділів;
6.1.7. подавати пропозиції про відзначення особливо сумлінних співробітників, а також вносити пропозиції про притягнення до адміністративної відповідальності за порушення трудової, виробничої дисциплін;
6.1.8. Користуватися усіма правами, що викладені в Конституції України, Статуті університету, колективному договорі та інших документах.
6.2. Відділ відповідає:
6.2.1. за дотримання відповідних норм та правил з питань збереження бібліотечних фондів, встановлених у галузі бібліотечної справи.
6.2.2. за дотримання правил ведення й збереження топографічного каталогу, книг обліку передачі видань до підрозділів НТБ, актів списання видань та інших облікових документів;
6.2.3. за своєчасне подання адміністрації НТБ довідок, звітів, планів роботи Відділу та якісне і своєчасне виконання планових показників,
6.2.4. за збереження та належний санітарний стан бібліотечних видань та матеріальних цінностей у приміщеннях Відділу;
6.2.5. за виконання правил охорони праці, техніки безпеки та протипожежної безпеки згідно чинного законодавства;
6.2.6. за виконання наказів та розпоряджень керівництва Університету та НТБ.
6.2.7. не має права вилучати та реалізувати документи, віднесені до цінних і рідкісних видань, унікальних документальних пам'яток, крім випадків, передбачених законодавством.
 
 
Завідувач відділу зберігання фондів                                                              Н. Л. Беркіна
 
Директор НТБ                                                                                                   Л. П. Семененко