Положення про відділ електронних ресурсів НТБ НТУ «ХПІ»

1. Загальні положення
1.1. Відділ електронних ресурсів (далі — Відділ) є самостійним структурним підрозділом науково-технічної бібліотеки (далі — НТБ) Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут» (далі — Університет), діяльність якого спрямована на організацію формування, централізоване наукове опрацювання та забезпечення популяризації науково-інформаційних повнотекстових електронних ресурсів.
1.2. Відділ підпорядковується директору НТБ.
1.3. У своїй діяльності керується чинним законодавством України «Про бібліотеки та бібліотечну справу», «Про освіту», «Про вищу освіту», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про авторське право», «Про науково-технічну інформацію», Указом Президента України «Про Національну стратегію розвитку освіти в Україні на період до 2021 року» (від 25.06.2013 р. № 344/2013), постановами Кабінету Міністрів України та наказами Міністерства культури України; законодавчими і нормативними актами України з питань формування, обліку та зберігання фондів бібліотек, матеріальних цінносте бюджетних установ, рекомендаціями науково-методичної комісії № 15 з організаційно-методичного забезпечення вищої освіти Міністерства освіти і науки України, іншими нормативними документами, Статутом Університету, Правилами внутрішнього розпорядку Університету, наказами ректора та розпорядженнями по Університету, регламентуючою та технологічною документацією НТБ та Відділу, Положенням про НТБ, Правилами користування НТБ та цим Положенням.
2. Основні завдання Відділу
2.1. Організація, формування та централізоване наукове опрацювання електронних документів, як складової частини бібліотечно-інформаційних ресурсів НТБ.
2.2. Формування електронного ресурсу ««Електронний архів Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут» eNTUKhPIIR (далі — Репозитарій), його наповнення електронними аналогами друкованих видань та електронними виданнями науковців Університету, наданими правовласниками.
2.3. Формування та ведення повнотекстових баз даних електронного каталогу НТБ відповідно до профілю Університету та запитів користувачів.
2.4.  Забезпечення повного, якісного й оперативного інформаційного обслуговування користувачів НТБ усіх категорій, відповідно до їх інформаційних запитів, через вільний доступ до електронних ресурсів власної генерації, наукових інформаційних ресурсів, придбаних Університетом, ресурсів, доступних на корпоративних засадах та до вітчизняного та світового інформаційного простору через Інтернет.
2.5. Ведення самостійної та спільної з іншими підрозділами НТБ науково-дослідної роботи з питань формування електронних ресурсів та окремих колекцій.
2.6. Формування інформаційної культури користувачів НТБ, прищеплення їм навичок роботи з інформаційними ресурсами та інформаційними сервісами НТБ.
2.7. Сприяння формуванню позитивного іміджу Університету та формуванню бренду вчених Університету у науковому інформаційному просторі.
2.8.  Популяризація наукового доробку вчених Університету, повнотекстових ресурсів та послуг НТБ.
3. Основні функції Відділу
3.1. Виконує технологічну підготовку електронних документів для подальшого розміщення в Репозитарії. Розміщує електронні версії документів у Репозитарії.
3.1.1. Виконує пошук та ідентифікацію повних текстів документів науковців Університету у ресурсах вільного доступу, проводить ідентифікацію авторів щодо належності їх до наукової спільноти Університету та додає їх доробок у відповідні колекції.
3.1.2. Забезпечує сканування документів, за необхідності, та збереження їх у відповідних форматах.
3.2. Забезпечує весь комплекс інформаційних послуг користувачам зали інформаційних ресурсів.
3.3. Бере участь у створенні галузевих, регіональних та загальнодержавних баз даних.
3.4. Забезпечує організацію комплексу заходів з формування та підвищення рівня інформаційної культури різних категорій користувачів.
3.4.1. Бере участь в організації науково-практичних семінарів та консультує авторів, референтів кафедр з технології самоархівування документів у Репозитарії, заповнення авторського договору-приєднання; представлення інформації про науковців та їх науковий доробок у системі глобальних наукових комунікацій.
3.4.2. Розробляє навчальні й методичні матеріали з основ інформаційної культури користувачів, технології оптимального пошуку інформації.
3.4.3. Надає довідки та консультації, проводить практичні заняття щодо використання електронних ресурсів та оптимізації багатоаспектного пошуку інформації, яку хочуть отримувати користувачі в бібліотеці та за її межами.
3.4.4. Бере участь у проведенні Днів кафедр, Днів спеціаліста тощо.
3.5. Сприяє розвитку здатності користувачів до самоосвіти та адаптації користувачів у сучасному інформаційному суспільстві.
3.6. Забезпечує переклад контенту сайту НТБ (українською, російською, англійською мовами) та літературне редагування текстів, що представлені на сайті НТБ.
3.7. Проводить моніторинг та аналіз основних статистичних показників Репозитарію.
3.8. Вивчає, узагальнює й упроваджує в практику роботи відділу інноваційний досвід вітчизняних та зарубіжних бібліотек, нові бібліотечні технології, результати бібліотечних науково-дослідних робіт за напрямками діяльності Відділу.
3.9. Організовує заходи, що сприяють підвищенню рівня професійної підготовки співробітників Відділу.
3.10. Забезпечує облік та зберігання авторських договорів-приєднання на передачу невиключних прав на використання твору.
4. Структура й управління Відділом
4.1. Керівництво Відділом здійснює завідувач, призначений наказом ректора за поданням директора НТБ.
4.2. Структура та штат Відділу визначається штатним розписом НТБ за поданням директора НТБ.
4.3. Завідувач Відділу організовує всю роботу Відділу і відповідає за результативність його діяльності. Розпорядження завідувача Відділу обов’язкові для всіх працівників Відділу.
4.4. У структурі Відділу: зала інформаційних ресурсів та 2 сектори: інформаційно-бібліографічного обслуговування; інформаційного та бібліотечно-бібліографічного навчання користувачів.
4.5. Обов’язки співробітників Відділу визначаються посадовими інструкціями, затвердженими ректором Університету та функціональними обов’язками, затвердженими проректором Університету.
4.6. Співробітники Відділу призначаються і звільняються з посади наказом ректора за поданням директора НТБ згідно чинного законодавства і мають забезпечувати повноцінне функціонування НТБ, сучасний рівень інформаційного та бібліотечно-бібліографічного обслуговування користувачів.
4.7. Завідувач Відділу входить до складу методичної ради НТБ (далі — МР).
4.8. Основні напрями наукової роботи Відділу визначає та затверджує рада дирекції НТБ.
4.9. Робота Відділу базується на основі принципів наукової організації праці, науково-обґрунтованих норм праці та плану роботи, який розглядає методична рада НТБ та затверджує директор НТБ.
4.10.  Відділ залучає користувачів до оцінки своєї діяльності.
5. Права й обов'язки Відділу
5.1. Відділ має право:
5.1.1. Отримувати від інших підрозділів НТБ та Університету інформацію, необхідну для вирішення поставлених перед Відділом завдань.
5.1.2. Самостійно вирішувати питання, пов’язані з виконанням виробничих функцій та розподілом функціональних обов’язків у межах Відділу.
5.1.3. Брати участь в обговоренні питань, які входять до компетенції Відділу на засіданнях ради дирекції, МР НТБ, вносити пропозиції для розгляду питань на нарадах та засіданнях ради дирекції з удосконалення роботи Відділу.
5.1.4. Залучати до організації та проведення окремих заходів, за узгодженням з директором НТБ, співробітників інших відділів.
5.1.5. Представляти НТБ в інших бібліотеках, установах та організаціях за дорученням директора НТБ.
5.1.6. Здійснювати в установленому порядку листування з іншими бібліотеками, установами та організаціями з питань пов’язаних з роботою Відділу.
5.1.7. Брати участь у міжнародних бібліотечних програмах та проектах, всеукраїнських науково-практичних конференціях, нарадах, навчально-методичних семінарах, за узгодженням з директором НТБ.
5.1.8. Користуватись усіма правами, що викладені в Конституції України, Статуті Університету, колективному договорі та інших документах.
5.2. Відділ зобов’язаний:
5.2.1. Дотримуватися чинного законодавства та виконувати накази ректора Університету та розпорядження директора НТБ.
5.2.2. Надавати користувачам НТБ можливість вільного та безкоштовного користування основними сервісами НТБ. Оперативно та якісно обслуговувати користувачів НТБ.
5.2.3. Забезпечувати години роботи Відділу з урахуванням реальних потреб користувачів.
5.2.4. Своєчасно подавати до адміністрації НТБ звіти, плани роботи Відділу, довідки та своєчасно виконувати планові завдання, прийняті рішення, забезпечувати достовірність звітних показників.
5.2.5. Удосконалювати організацію праці, форми й методи роботи та управляння у Відділі, підвищувати якість та ефективності роботи всіх підрозділів Відділу.
5.2.6. Зберігати в належному стані устаткування, обладнання та інші матеріальні цінності, що знаходяться у приміщеннях Відділу.
5.2.4. Дотримуватися правил охорони праці, техніки безпеки, протипожежної безпеки, санітарних норм згідно чинного законодавства.
5.3. Відповідальність співробітників Відділу регулюється «Положенням про науково-технічну бібліотеку Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут», посадовими інструкціями та функціональними обов’язками.
6. Взаємодія Відділу з іншими підрозділами
6.1. Відділ подає:
6.1.1. Директору на затвердження — регламентуючу та технологічну документацію, плани, звіти та довідки про роботу Відділу; графіки відпусток, табель обліку робочого часу, заявки на бібліотечну техніку, канцелярське приладдя, ремонт устаткування та приміщення.
6.1.2. Заступнику директора НТБ — плани, звіти, довідки, статистичні показники про роботу Відділу для узгодження.
6.1.3. МР НТБ — основну регламентуючу і технологічну документацію на розгляд.
6.1.4. Секретареві вченої ради Університету — перелік посилань на електронні версії авторефератів дисертацій здобувачів наукового ступеня.
6.1.5. Референтам кафедр — інформацію про стан та динаміку наповнення колекцій кафедр у Репозитарії.
6.1.6. Відділу інформаційних технологій та комп’ютерного забезпечення — пропозиції з оптимізації та модернізації автоматизованої інформаційно-бібліотечної системи та Репозитарію.
6.2. Відділ отримує:
6.2.1. Від директора — розпорядження з організаційно-виробничої діяльності; координуючу та іншу поточну інформацію щодо планування і звітності; затверджену регламентуючу та технологічну документацію.
6.2.2. Від заступника директора — вказівки та усні розпорядження щодо поточної діяльності Відділу.
6.2.3. Від відділу зберігання фондів — нові надходження документів на електронних носіях.
6.2.4. Від відділу рідкісних книг та рукописів — документи для опрацювання та розміщення в Репозитарії.
6.2.5. Від науково-методичного відділу — методичну допомогу з питань розробки технологічної документації, оптимізації діяльності Відділу та упровадження досвіду роботи наукових бібліотек.
6.2.6. Від відділу інформаційних технологій та комп’ютерного забезпечення — консультації з питань експлуатації комп’ютерної техніки та програмного забезпечення, електронні копії сканованих документів
6.2.7. Від відділу наукової обробки документів та організації каталогів — консультації з питань ведення електронного каталогу, інформацію про зміни у правилах бібліографічного запису, консультації з наукової обробки документів.
6.2.8. Від кафедр Університету — авторські договори-приєднання на передачу невиключних прав, за підписом автора; електронні версії публікацій для розміщення в Репозитарії; перелік публікацій звітного року.
6.2.9. Від інформаційно-бібліографічного відділу — бібліографічні списки видань до біобібліографічних проектів з посиланнями на електронні версії видань, як із зовнішніх джерел, так і з Репозитарію.
6.2.10. Від ученого секретаря — копії наказів ректора Університету та розпоряджень директора НТБ для ознайомлення.
 
 
 
Завідувач відділу електронних ресурсів                                                              А. О. Ілляшенко
 
Директор НТБ                                                                                                        Л. П. Семененко