Положення про електронний каталог НТБ НТУ «ХПІ»

1. Загальні положення
1.1. Електронний каталог (ЕК) науково-технічної бібліотеки НТУ "ХПІ" являє собою машиночитний бібліотечний каталог, що працює в реальному режимі часу, і є складовою частиною довідково-пошукового апарату (ДПА) бібліотеки і центральною ланкою бібліотечно-інформаційної системи.
1.2. ЕК розкриває склад і зміст бібліотечного фонду друкованих, аудіовізуальних, електронних документів і служить для забезпечення вільного доступу до інформаційних ресурсів бібліотеки і реалізації багатоаспектного інформаційного пошуку.
1.3. Програмне забезпечення (ПЗ), що використовується для організації ЕК – ІРБІС 64, для доступу з інтернет-простору – WEB-ІРБІС 64.
1.4. Оновлення ПЗ проводиться відповідно до виходу нових версій від розробника.
1.5. ЕК поєднує в собі функції алфавітного, систематичного, предметного та інших каталогів. Виконує інформаційні, пошукові та довідкові функції.
1.6. ЕК включає бібліографічні записи, організовані за єдиними правилами, що передбачають загальні принципи і нормативи, згідно з вимогами внутрішньосистемного формату ІРБІС 64, сумісного з російським та міжнародними комунікативними форматами, на основі ГОСТ 7.1-2003 "Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги і правила складання".
2. Основні завдання
2.1.  ЕК сприяє оперативному та повному задоволенню інформаційних запитів всіх категорій користувачів бібліотеки, підвищенню якості підготовки фахівців університету і рівня проведених у вузі наукових досліджень.
2.2. Всебічне розкриття складу і змісту фонду бібліотеки у відповідності до нормативних вимог щодо бібліографічної обробки документів.
2.3. Забезпечення багатоаспектного оперативного пошуку інформації про наявність документів у фонді бібліотеки.
2.4. Інтеграція ресурсів бібліотеки в інформаційний простір вузу, регіональні та глобальні світові ресурси.
2.5. Створення інформаційного комфорту для користувачів.
2.6. Захист інформації.
3. Основні функції
3.1. Забезпечує користувачів бібліографічними даними про документи, що зберігаються в бібліотечному фонді.
3.2. Забезпечує виконання основних технологічних процесів бібліотеки в автоматизованому режимі.
3.3. Забезпечує навчальний процес, наукові дослідження і сферу управління вузу бібліографічними даними про документи, що зберігаються в бібліотечному фонді, по заголовку опису, тематиці, вихідним даним, ключовим словам, інвентарним номерам і т.п.
3.4. Інформує про шляхи документа в бібліотеці - від надходження документів до фонду, їх обробки, використання читачами до списання.
3.5. Надає доступ до бази даних АБІС через локальну бібліотечну мережу, вузівську комп'ютерну мережу, корпоративні мережі, мережу Інтернет в режимі on-line.
3.6. Забезпечує збереження інформації: резервні копії машиночитаних ресурсів, робочі та страхові архіви.
3.7. Забезпечує достовірну інформацію про склад документних та електронних видань бібліотеки.
3.8. Надає користувачеві необхідну допомогу при самостійному проведенні інформаційного пошуку (навігаційні послуги в інформаційному просторі, підказки і т.п.).
4. Структура ЕК
4.1. ЕК створюється на основі програмного забезпечення ІРБІС-64.
4.2. ЕК організований як сукупність баз даних за видами документів, отриманих бібліотекою:
  • BOOK – БД книжкових видань;
  • GJUR – БД періодичних видань;
  • REDK – БД рідкісних та цінних видань;
  • RESUD – БД ресурсів віддаленого доступу (Інтернет посилання);
  • FULLT – повнотекстова БД "Навчальні видання";
  • TUXPI – повнотекстова БД "Праці вчених НТУ "ХПІ".
♦ ​Книги по техніці і суміжним наукам;
♦ ​Книги по соціально-гуманітарним наукам;
♦ ​Книги з математики та природничим наукам;
♦ ​Художня література;
♦ ​Автореферати;
♦ ​Дисертації;
♦ ​Періодика та аналітика по техніці, природничим наукам та ін.
 
4.3. Тематика документів, відображених у ЕК, відповідає профілю вузу і визначається переліком дисциплін, що вивчаються, і напрямками наукових досліджень НТУ "ХПІ".
4.4. Хронологічне охоплення:
  • Нові надходження документів — з 1991 р.
  • Бібліографічний опис документів на ретровидання — з 2007 р.
  • Періодика ( перелік журналів і газет з фонду бібліотеки) — з 2000 р.

4.5. Бібліографічні записи в ЕК складаються відповідно до вимог внутрішньосистемного формату ІРБІС на основі ГОСТ 7.1-2003 "Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги і правила складання". До складу бібліографічного запису можуть входити наступні основні елементи:

  • Автор (колектив авторів);
  • Основний заголовок;
  • Дані, що відносяться до назви;
  • Відомості про відповідальність;
  • Паралельні назви;
  • Відомості про видання;
  • Редактори, укладачі і т.п.;
  • Місце видання;
  • Видавництво;
  • Рік видання;
  • Кількісні характеристики;
  • Основний заголовок серії і підсерії;
  • Примітки;
  • Індекси УДК, ББК і ДРНТІ;
  • Розділ знань;
  • Міжнародний стандартний номер книги (ISBN), ціна;
  • Тип, вид, характеристика документа, код цільового призначення;
  • Країна;
  • Мова основного тексту;
  • Статус, інвентарний номер, штрих-код, місце зберігання, дата надходження;
  • Найменування колекції;
  • Ненормовані ключові слова;
  • Облікова інформація та т.ін.;
5. Технологія ведення та використання ЕК

5.1. Створення та експлуатація електронного каталогу будується на наступних принципах:

  • Вільний доступ до електронного каталогу з використанням стандартного протоколу TCP/IP;
  • Одноразова каталогізація і багаторазове використання бібліографічних описів видань;
  • Використання у внутрішньому форматі системи стандартних комунікативних форматів і наявність конверторів для імпорту та експорту бібліографічних даних;
  • Забезпечення пошуку інформації в бібліографічних базах даних здійснюється по автору (індивідуальному і колективному), назві, індексам УДК і ББК, ключовим словам, назві серії, місцю видання, даті видання, інвентарному номеру, місцю зберігання документа, ISBN, ISSN, мові видання, виду документа та іншим ознакам.

5.2. Робота з електронним каталогом включає основні технологічні процеси:

  • Облік надходження документів;
  • Каталогізація документів;
  • Багатоаспектний бібліографічний пошук за ЕК;
  • Вилучення і надання бібліографічних записів;
  • Формування вихідних форм (книжковий формуляр, каталожна картка, список літератури та ін.)
  • Створення резервних копій машиночитаних ресурсів для захисту інформації на сервері, на комп'ютері адміністратора, на компакт-диску.
5.3. Багатоаспектний тематичний пошук за допомогою ключових слів передбачає використання методу координатного індексування документів.
5.4. Результати пошуку в електронному каталозі користувач може переглянути на екрані монітора, роздрукувати на принтері або записати на носій електронної інформації у вигляді списку документів, бібліографічної картки, реферату і т.п.
5.5. Алгоритм інформаційного пошуку передбачає можливість пошуку по електронному каталогу в цілому або вибірково з однієї або декількох баз даних.
 
6. Організація, ведення, редагування та адміністрування каталогу

6.1. Організація і редагування каталогу здійснюється співробітниками відділів: наукової обробки документів і організації каталогів, комплектування документів, інформаційно-бібліографічного, обслуговування читачів на підставі наступних документів:

  • Положення про електронний каталог;
  • Інструкції каталогізатора ІРБІС 64;
  • Інструкції з редагування БЗ документів електронного каталогу в АБІС «Ірбіс 64»;
  • Інструкції з індексування документів ключовими словами у режимі автоматизованої
  • обробки системи «Ірбіс 64»;
  • Інструкції з охорони праці № 253 для співробітників, експлуатуючих відео-дисплейні термінали електронно-обчислювальних машин;
  • Алгоритмів введення документів в електронний каталог.

6.2. Поповнення ЕК здійснюється:

  • Формування бібліографічних записів на нові надходження - відділ комплектування документів;
  • Формування аналітичних записів — інформаційно-бібліографічний відділ;
  • Редагування бібліографічних записів — співробітники всіх відділів бібліотеки.
6.3. Службові позначки про списання видань — відділ зберігання фондів;
6.4. Службові позначки про зміну сигли видань — відділ наукової обробки документів і організації каталогів
6.5. Адміністрування ЕК здійснює відділ інформаційних технологій та комп’ютерного забезпечення на АБІС  «ІРБИС 64», та включає такі процеси:
  • збереження даних ЕК за допомогою багаторівневого бекапування;
  • забезпечує безперебійну та стабільну роботу ЕК;
  • дублювання копій на різних апаратних засобах;
  • розподілення прав доступу різним групам користувачів;
  • оновлення поточних версій ПЗ ІРБИС 64.
  • підтримує актуальний стан усіх баз даних електронного каталогу, а також програмного та лінгвістичного забезпечення до нього;
  • забезпечення збереження інформації;
  • забезпечення захисту інформаційних ресурсів від спотворення і знищення;

 

 

Зав. відділу наукової обробки
документів та організації  каталогів                                                    І. О. Кузьміна

 

Зав. відділу інформаційних технологій
та програмного забезпечення                                                              О. Г. Юкленчук

                                                                                                 

 

  Розглянуто

                                                                                               на засіданні Методичної Ради
                                                                                               від «___»_____________20__ р.
                                                                                               Протокол № _____