Положення про сектор обліку документів науково-технічної бібліотеки

1. Загальні положення
1.1. Дане положення визначає основні напрями, завдання, структуру, підпорядкованість, права й відповідальність сектора обліку документів (далі — Сектор), який є структурним підрозділом відділу зберігання фондів (далі — Відділ) науково-технічної бібліотеки (далі — НТБ) Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут» (далі — Університет).
1.2. Сектор утворюють (ліквідують) за наказом ректора Університету за поданням директора НТБ відповідно до «Типової структури бібліотек вищих навчальних закладів III-IV рівнів акредитації» (Наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України 27.09.2012 р. № 1058). 
1.3. Штатна чисельність Сектора визначається відповідно до інтенсивності навантаження даного напрямку роботи.
1.4. У своїй діяльності керується чинним законодавством України «Про бібліотеки та бібліотечну справу», «Про освіту», «Про вищу освіту», постановами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства освіти України і Міністерства культури України; законодавчими і нормативними актами України з питань формування, обліку та зберігання фондів бібліотек, матеріальних цінностей бюджетних установ, рекомендаціями науково-методичної комісії № 15 з організаційно-методичного забезпечення вищої освіти Міністерства освіти і науки України, Статутом Університету, Правилами внутрішнього трудового розпорядку Університету, правилами і нормами охорони праці та техніки безпеки, виробничої санітарії, протипожежного захисту наказами ректора та розпорядженнями по Університету, регламентуючою та технологічною документацією НТБ та Відділу, розпорядженнями по НТБ, Положенням про НТБ, цим Положенням, іншими нормативними документами. 
1.5. Сектор підпорядковується безпосередньо завідувачу Відділу. 
1.6. Діяльність Сектора спрямовується на: організацію своєчасного та повного обліку нових видань, що передаються на зберігання та використання до структурних підрозділів НТБ; проведення обліку видань, що змінюють місце зберігання; переоблік фондів НТБ.
1.7. Дане положення може бути доповнено чи змінено відповідно до чинного законодавства України. Зміни окремих пунктів Положення не є підставою для його відміни.
2. Основні завдання Сектора
2.1. Забезпечує передачу нових документів, що надійшли з відділу наукової обробки документів та організації каталогів НТБ, до структурних підрозділів відповідно до їх профілю.
2.2. Забезпечує поточний облік нових надходжень документів до фонду структурних підрозділів НТБ.
2.3. Забезпечує облік перерозподілу фондів бібліотеки з метою максимально повного забезпечення запитів користувачів. 
2.4. Забезпечує поточний облік бібліотечних фондів у пунктах видачі при кафедрах та службах НТБ. Організовує та веде топографічний каталог цих підрозділів.
2.5. Здійснює планові перевірки фонду іноземних та вітчизняних періодичних видань у підрозділах бібліотеки, у пунктах видачі при кафедрах та службах. 
2.6. Контролює звільнення від застарілих, непрофільних, зношених та невикористовуваних періодичних видань основного фонду та фондів  пунктів видачі при кафедрах та службах.
2.7. Забезпечує службові відмітки в електронному каталозі про вилучення окремих примірників та назв видань.
3. Функції сектора
3.1 Здійснення перевірки нових документів на предмет правильності наукової та технічної їх обробки відділами наукової обробки документів, організації каталогів та комплектування документів. 
3.2 Ведення обліку нових документів в «Книгах передачі документів» на всі структурні підрозділи НТБ.
3.3 Здійснення систематичної щоквартальної звірки нових документів з відділом наукової обробки документів та організації каталогів
3.4 Виконує службові примітки у службовій картотеці періодичних видань.
3.5 Веде статистику руху фонду структурних підрозділів НТБ та пунктів видачі при кафедрах. 
3.6 Виконує службові довідки щодо сигли зберігання видань та інші необхідні бібліотечні довідки за службовою картотекою періодичних видань та розділом топографічного каталогу на фонд пунктів видачі при кафедрах університету.
3.7 Виконання обліку та перерозподілу іноземних та вітчизняних періодичних видань з пунктів  видачі при кафедрах до підрозділів бібліотеки, зміна сигли їх зберігання у БД «Періодичні видання».
3.8 Перерозподіл видань бібліотечного фонду з пунктів видачі при кафедрах до підрозділів бібліотеки та передача копії топографічних карток до відділу наукової обробки документів та організації каталогів для зміни сигли зберігання
3.9 Здійснення перевірки книжкового фонду, фонду періодичних видань в усіх структурних підрозділах НТБ та на пунктах видачи при кафедрах.
3.10 Ведення обліку актів списання вітчизняних та іноземних періодичних видань, формування переліку видань, рекомендованих до вилучення з фонду.
3.11 Оформлення списання зношених та застарілих документів бібліотечного фонду пунктів видачі при кафедрах як таких, що не використовуються у навчальному процесі (за рекомендацією експертної комісії кафедри).
3.12 Виконання службових позначок про вилучення окремих примірників та назв видань в електронному каталозі.
3.13 Ведення службової картотеки періодичних видань, та топографічного каталогу бібліотечного фонду пунктів видачі при кафедрах.
3.14 Забезпечення розстановки топографічних карток на нові надходження; вилучення карток з топографічного каталогу на документи, які списані або передані до інших підрозділів НТБ.
4. Структура Сектора
Сектор складається із співробітників відділу зберігання фондів:
- Завідувач сектора;
- Провідний бібліотекар.
5. Управління Сектором
5.1. Безпосереднє керівництво діяльністю Сектора здійснює його завідувач, який призначається на посаду та звільнюється з посади наказом ректора університету за поданням директора НТБ. 
5.2. Завідувач Сектора забезпечує діяльність Сектора, відповідає за стан, організацію та якість роботи, за виконання планових завдань, достовірність звітних показників, прийнятих рішень перед завідувачем Відділу.
5.3. У разі довготермінової відсутності завідувача Сектора його обов’язки виконує провідний бібліотекар Сектора за розпорядженням директора НТБ.
5.4. Обов’язки працівників Сектора визначаються посадовими інструкціями та функціональними обов’язками, затвердженими проректором Університету.
6. Організація роботи Сектора
6.1. Сектор працює відповідно до річних планів роботи, узгоджених із завідувачем Відділу і затвердженими директором НТБ.
6.2. Робота Сектора здійснюється на підставі єдиного плану роботи відділу. Статистичні звіти складаються за півріччя та рік. Упродовж звітного періоду завідувач Сектора надає на вимогу адміністрації оперативну інформацію про діяльність Сектора. У разі потреби вносить зміни до плану роботи після погодження з керівництвом НТБ.
6.2. Діяльність працівників Сектора здійснюється відповідно до календарних індивідуальних планів роботи на рік.
6.3. У кінці звітного періоду завідувач Сектора подає звіт про виконану роботу завідувачу Відділу і пропозиції щодо планів на наступний період. 
6.4. Основні питання діяльності Сектора підлягають обговоренню на засіданні Відділу, рішення якого є обов’язковими для виконання працівниками. 
6.5. Контроль, перевірку діяльності Сектору здійснює завідувач відділу та керівництво НТБ.
7. Взаємодія з іншими структурними підрозділами
7.1. Сектор співпрацює з підрозділами університету та підрозділами НТБ згідно Положенню про Відділ.
7.2. Сектор подає:
- завідувачу Відділу — звіт-план, статистичні відомості;
- структурним підрозділам НТБ — нові документи, що надійшли до фонду НТБ;
- кафедрам університету — акти звірки іноземних журналів кафедри з контрольною картотекою Відділу.
7.3. Сектор одержує:
- від адміністрації НТБ вказівки та розпорядження про організацію виробничої діяльності 
- від завідувача Відділу — розпорядження з організаційно-виробничої діяльності Сектора; затверджену технологічну документацію, рекомендації щодо покращення організаційної роботи сектора;
- від відділу комплектування документів — акти вибуття видань та путівки на партії періодичних видань;
- від відділу наукової обробки документів та організації каталогів — нові документи, що надійшли до фонду НТБ;
- від відділу інформаційних технологій та комп’ютерного забезпечення — консультації з питань ведення електронного каталогу; організації технологічних процесів, допомогу з питань експлуатації комп’ютерної техніки та програмного забезпечення;
- від науково-методичного відділу — методичну допомогу з питань організації, зберігання, раціонального розміщення та використання фондів НТБ.
8. Права сектора
Сектор має право:
8.1. Користуватися усіма правами, що викладені в Конституції України, Статуті університету, колективному договорі та інших документах.
8.2. Вносити на обговорення Методичної ради НТБ питання, що знаходяться у її компетенції.
8.3. Вносити пропозиції щодо поліпшення процесів роботи, умов праці та підвищення кваліфікації співробітників Сектора.
8.4. Співробітники мають право за дорученням адміністрації НТБ брати участь в конференціях, семінарах, нарадах з питань пов’язаних з діяльністю сектора.
9. Відповідальність сектора
Співробітники Сектора несуть відповідальність:
9.1. За дотримання відповідних правил та норм з питань збереження бібліотечних фондів, встановлених у галузі бібліотечної справи
9.2. За виконання покладених даним Положенням на сектор завдань і функцій.
9.3. За своєчасність і достовірність подання показників роботи сектора.
9.4. За якісне і своєчасне виконання планових показників.
9.5. За виконання наказів та розпоряджень керівництва НТБ та університету.
9.6. За дотримання трудової та виробничої дисципліни, техніки безпеки, охорони праці і пожежної безпеки.
9.7. За збереження матеріальних цінностей, які надійшли до Сектора — в межах, визначених цивільним законодавством та законодавством про працю України.
 
 

Директор НТБ                              Л. П. Семененко