Положення про відділ наукової обробки документів та організації каталогів НТБ НТУ «ХПІ»

1. Загальні положення
1.1. Відділ наукової обробки документів та організації каталогів (далі — Відділ) є самостійним структурним підрозділом Науково-технічної бібліотеки (далі — НТБ) Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут» (далі — Університет).
1.2. Відділ підпорядковується директору НТБ.
1.3. У своїй діяльності керується чинним законодавством України «Про бібліотеки та бібліотечну справу», «Про освіту», «Про вищу освіту», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про авторське право», «Про науково-технічну інформацію», Указом Президента України «Про Національну стратегію розвитку освіти в Україні на період до 2021 року» (від 25.06.2013 р. № 344/2013), постановами Кабінету Міністрів України та наказами Міністерства культури України; законодавчими і нормативними актами України з питань формування, обліку та зберігання фондів бібліотеки, матеріальних цінностей бюджетних установ, рекомендаціями науково-методичної комісії № 15 з організаційно-методичного забезпечення вищої освіти Міністерства освіти і науки України, Харківського зонального методичного центру та методичною радою Університету, іншими нормативними документами, Статутом Університету, Правилами внутрішнього розпорядку Університету, наказами ректора та розпорядженнями по Університету, регламентуючою та технологічною документацією НТБ та Відділу, Положенням про НТБ, Правилами користування НТБ та цим Положенням.
2. Основні завдання
2.1. Централізована наукова та технічна обробка всіх надходжень паперових та електронних видань до бібліотеки.
2.2. Бібліографічне розкриття складу та змісту фондів бібліотеки за допомогою алфавітних та систематичного каталогів.
2.3. Лінгвістичне забезпечення бази даних (БД) «Книжкові видання».
2.4. Формування БД ЕК «Книжкові видання» та службової БД «Ретроспективні книжкові видання» електронного каталогу на поточні надходження та на фонд ретроспективних видань бібліотеки.
2.5. Консультування співробітників відділів обслуговування науковою, навчальною та художньою літературою з питань організації та ведення каталогів на підсобні фонди.
2.6. Консультування співробітників НТБ за профілем діяльності Відділу.
2.7. Забезпечує консультативну допомогу користувачам залу каталогів.
3. Функції Відділу
3.1. Здійснення централізованої наукової та технічної обробки документів, які надійшли до бібліотеки та рекаталогізація видань минулих років:
3.1.1. Систематизація документів;
3.1.2. Індексування документів (визначення авторського знаку, поличного та каталожного індексів за робочими таблицями УДК та ключових слів);
3.1.3. Звірка бібліографічних описів та індексів систематизації за таблицями УДК з записами в електронних каталогах інших бібліотек.
3.1.4. Технічна обробка документів та друк вихідних форм для традиційних каталогів (каталожних карток, книжкових формулярів, топографічних карток на видання, що вийшли до 2015 р.).
3.2. Організація, ведення та редагування систематичного та алфавітних карткових каталогів, алфавітно-предметного покажчика до систематичного каталогу.
3.3. Надання довідок та консультацій користувачам з методики пошуку інформації у карткових та електронному каталогах.
3.4. Формування повних бібліографічних записів та редагування БД ЕК «Книжкові видання» та службової БД «Ретроспективні книжкові видання» ЕК:
3.4.1. Приєднання штрих-кодів до окремих примірників видань;
3.4.2. Редагування словників БД (колективних авторів, прізвищ авторів, назв документів, ключових слів, назв серій, назв видавничих організацій, класифікаційних індексів та ін.).
3.5. Популяризація довідково-пошукового апарату бібліотеки, організація наочної реклами.
3.6. Удосконалення форм і методів праці та управління у відділі:
3.6.1. Планування роботи та підготовка звітів за всіма напрямками роботи Відділу;
3.6.2. Розробка організаційно-управлінської та нормативно-технологічної документації, щодо діяльності Відділу;
3.6.3. Здійснення заходів з поліпшення умов праці та підвищення її продуктивності;
3.6.4. Вивчення і упровадження в роботу Відділу передового досвіду вітчизняних та зарубіжних бібліотек, наукової організації праці, інформаційних технологій та організація заходів, що сприяють підвищенню рівня професійної підготовки співробітників Відділу;
3.6.5. Інша діяльність, не заборонена чинним законодавством і спрямована на розвиток бібліотечної та інформаційної справи.
4. Структура і управління Відділом
4.1. Керівництво Відділом здійснює завідувач, призначений наказом ректора за поданням директора НТБ.
4.2. Структура та штат Відділу визначається штатним розписом НТБ за поданням директора НТБ.
4.3. Завідувач Відділу організовує всю роботу Відділу і відповідає за результативність його діяльності. Розпорядження завідувача Відділу обов’язкові для всіх працівників Відділу.
4.4. У структурі Відділу 2 сектори: сектор каталогізування та сектор консультацій користувачів.
4.5. Співробітники Відділу призначаються і звільняються з посади наказом ректора за поданням директора НТБ з відома завідувача Відділу згідно чинного законодавства і мають забезпечувати повноцінне функціонування НТБ, сучасний рівень інформаційного та бібліотечно-бібліографічного обслуговування користувачів.
 4.6. Обов’язки співробітників Відділу визначаються посадовими інструкціями, затвердженими ректором Університету та функціональними обов’язками, затвердженими проректором Університету.
4.7. Завідувач Відділу входить до складу методичної ради НТБ (далі — МР).
4.8. Основні напрями наукової роботи Відділу визначає та затверджує рада дирекції НТБ.
4.9. Робота Відділу базується на основі принципів наукової організації праці, науково-обґрунтованих норм праці та плану роботи, який розглядає методична рада НТБ та затверджує директор НТБ.
4.10. Завідувачі структурними підрозділами Відділу забезпечують роботу за напрямами їх діяльності.
4.11. Відділ залучає користувачів бібліотеки та колег для оцінки діяльності своїх структурних підрозділів.
5. Права й обов'язки Відділу
5.1. Відділ має право:
5.1.1. Отримувати від інших підрозділів НТБ та Університету інформацію, необхідну для вирішення поставлених перед Відділом завдань;
5.1.2. Самостійно вирішувати питання, пов’язані з виконанням виробничих функцій та розподілом функціональних обов’язків у межах Відділу;
5.1.3. Брати участь в обговоренні питань, які входять до компетенції Відділу на засіданнях ради дирекції, МР НТБ, вносити пропозиції для розгляду питань на нарадах та засіданнях ради дирекції з удосконалення роботи Відділу;
5.1.4. Залучати співробітників інших відділів до організації проведення окремих заходів, за узгодженням з директором НТБ;
5.1.5. Представляти НТБ в інших бібліотеках, установах та організаціях за дорученням директора НТБ;
5.1.6. Здійснювати в установленому порядку листування з іншими бібліотеками, установами та організаціями з питань, пов’язаних з роботою Відділу;
5.1.7. Подавати пропозиції щодо заохочення особливо сумлінних співробітників та вносити пропозиції щодо притягнення до адміністративної відповідальності за порушення трудової, виробничої дисциплін;
5.1.8. Брати участь у міжнародних бібліотечних програмах та проектах, всеукраїнських науково-практичних конференціях, нарадах, навчально-методичних семінарах;
5.1.9. Підвищувати професійну кваліфікацію;
5.1.10. Користуватись усіма правами, що викладені в Конституції України, Статуті Університету, колективному договорі та інших документах.
5.2. Відділ зобов’язаний:
5.2.1. Дотримуватися чинного законодавства та виконувати накази ректора Університету та розпорядження директора НТБ;
5.2.2. Надавати можливість вільного та безкоштовного користування основними послугами НТБ;
5.2.3. Своєчасно подавати до адміністрації НТБ звіти, плани роботи Відділу, довідки та своєчасно виконувати планові завдання, прийняті рішення, забезпечувати достовірність звітних показників;
5.2.4. Удосконалювати організацію праці, форми й методи роботи та управляння у Відділі, підвищувати якість та ефективності роботи всіх підрозділів Відділу;
5.2.5. Дотримуватися правил охорони праці, техніки безпеки, протипожежної безпеки, санітарних норм згідно чинного законодавства.
5.3. Відповідальність співробітників Відділу регулюється «Положенням про науково-технічну бібліотеку Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут», посадовими інструкціями та функціональними обов’язками співробітників.
6. Взаємодія з іншими структурними підрозділами
6.1. Відділ надає:
6.1.1. Директору на затвердження — регламентуючу та технологічну документацію, плани, звіти та довідки про роботу Відділу; графіки відпусток, табель обліку робочого часу, заявки на бібліотечну техніку, канцелярське приладдя, ремонт устаткування та приміщення;
6.1.2. Заступнику директора НТБ — плани, звіти, довідки, статистичні показники про роботу Відділу для узгодження;
6.1.3. Методичній раді НТБ на розгляд основну регламентуючу і технологічну документацію;
6.1.4. Відділу зберігання фондів — видання, що пройшли наукову та технічну обробку, для передачі у відповідні структурні підрозділи; картки для топографічного каталогу;
6.1.5. Відділу обслуговування навчальною літературою — консультації з питань ведення ЕК, інформацію про зміни у таблицях класифікації, консультації з наукової обробки документів; абонементу № 9 (підготовчого відділення ФМО НТУ «ХПІ») — каталожні картки для алфавітного каталогу на підсобний фонд;
6.1.6. Відділу обслуговування науковою літературою — консультації з питань ведення ЕК, інформацію про зміни у таблицях класифікації, консультації з наукової обробки документів; читальному залу № 1 — картки на нормативно-технічні видання та дисертації; абонементу № 6 (художньої літератури) — картки на літературно-художні видання (до 2015 р.);
6.1.7. Інформаційно-бібліографічному відділу — каталожні картки на довідкові видання, словники та енциклопедії (до 2015 р.);
6.1.8. Відділу інформаційних технологій та комп’ютерного забезпечення — пропозиції щодо оптимізації технологічних процесів, заявки на ремонт та усунення збоїв у роботі комп’ютерної техніки та програмного забезпечення.
6.2. Відділ отримує:
6.2.1. Від директора — розпорядження з організаційно-виробничої діяльності; координуючу та іншу поточну інформацію щодо планування і звітності; затверджену регламентуючу та технологічну документацію;
6.2.2. Від заступника директора — вказівки та усні розпорядження щодо поточної діяльності Відділу;
6.2.3. Від відділу комплектування — документи для наукової та технічної обробки;
6.2.4. Від відділу зберігання фондів — топографічні картки на виключення із карткових
каталогів списаної літератури;
6.2.5. Від відділу інформаційних технологій та комп’ютерного забезпечення — консультації з питань експлуатації комп’ютерної техніки та програмного забезпечення;
6.2.6. Від науково-методичного відділу — методичний супровід виконання виробничого процесу;
6.2.7. Від ученого секретаря бібліотеки — копії наказів по Університету для ознайомлення.

 

 

Завідувач відділу наукової обробки документів
та організації каталогів                                                                              І. О. Кузьміна
 
 
Директор НТБ                                                                                             Л. П. Семененко

 

 

Розглянуто
на засіданні методичної ради НТБ
Протокол № 7 від 23 жовтня 2017 р.