Положення про збереження бібліотечних фондів НТБ НТУ «ХПІ»

1. Загальні положення
1.1. Дане положення встановлює єдині вимоги щодо порядку організації збереження бібліотечного фонду науково-технічної бібліотеки (далі — Бібліотека) Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут» (далі — Університет)
1.2. Бібліотечний фонд — упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці, 
1.3. Документ — матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації, зафіксованої на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві.
1.4. Бібліотечний фонд формується Бібліотекою відповідно до її завдань, складу користувачів Бібліотеки як упорядковане зібрання документів для збереження і надання у тимчасове користування за вимогами користувачів.
1.5. Бібліотечний фонд належить Університету на правах оперативного управління і не підлягає роздержавленню і приватизації.
1.6. Збереження бібліотечного фонду як матеріальної і духовної цінності означає цілісність і незмінність фізичного стану документів, їх розміщення в спеціально пристосованих та обладнаних приміщеннях, забезпечення відповідного технологічного режиму утримання, дотримання правил видачі і прийому документів, їх охорони в процесі формування і зберігання фонду.
1.7. Відповідальність за збереження бібліотечного фонду покладається на дирекцію, працівників бібліотеки відповідно до їх посадових обов'язків, комісію по списанню документів бібліотечного фонду, користувачів бібліотеки, — в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України. 
2. Зберігання фонду в процесі формування
2.1 Важливою складовою частиною збереження бібліотечного фонду є його облік — комплекс операцій, які забезпечують отримання точних відомостей про обсяг, склад і рух бібліотечного фонду. Облік бібліотечного фонду здійснюється відповідно до «Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах», затвердженої наказом Міністерства культури і туризму України № 22 від 3.04.2007 р. Облік цінних і рідкісних документів здійснюється відповідно до «Інструкції про порядок відбору рукописних книг, рідкісних і цінних видань бібліотечних фондів до Державного реєстру національного культурного надбання», затвердженою наказом Міністерства культури і мистецтв України № 708 від 20.11.2001 р. та «Положення про фонд рідкісних і цінних видань науково-технічної бібліотеки».
2.2. Всі документи, що надійшли до Бібліотеки, приймаються у відділі комплектування за супровідними документами (накладною, розрахунковою фактурою, відвантажувальною специфікацією) або актом про надходження документів до Бібліотеки і позначаються штампом підрозділу Бібліотеки. На кожну партію заповнюється Акт прийому-передачі і путівка.
2.3. На підставі супровідного документа про надходження кожної партії документів робиться запис у I частині Книги сумарного обліку бібліотечного фонду науково-технічної бібліотеки.
2.4. Документи, що підлягають індивідуальному обліку, реєструються у відділі комплектування в інвентарній книзі, кожен документ має отримати індивідуальний інвентарний номер і штрих-код.
2.5. Книги сумарного обліку та інвентарні книги зберігаються у відділі комплектування в закритих шафах.
2.6. Завідувач відділу комплектування відповідає за правильність формування сумарного та інвентарного обліку фонду та їх електронних аналогів.
2.7. Про нові надходження відділ комплектування звітує перед бухгалтерією, де всі документи, які підлягають індивідуальному обліку, беруться на балансовий облік. 
2.8. Щокварталу відділ комплектування документів укладає акти звірки про кількість і вартість документів, записаних до інвентарної книги, з даними бухгалтерії. 
2.9. Відділ комплектування документів за путівкою передає партію книг до відділу наукової обробки документів і організації каталогів, який забезпечує систематизацію, внесення вихідних даних документа до бібліографічного запису в електронному каталозі (ЕК), технічну обробку, документів і передає їх до відділу зберігання фондів.
2.10. Відділ зберігання фондів, відповідно до розподілу примірників у партії документів, здійснює їх видачу до фондів підрозділів Бібліотеки. 
2.11. Отримання документів має підтверджуватися підписом (завідувача структурного підрозділу, або особою відповідальною за окрему частину фонду підрозділу) на картці топографічного каталогу та у «Книзі обліку нових надходжень та переданих документів». 
2.12. У разі потреби перерозподілу документів з підрозділу до іншого підрозділу вилучається попередній підпис на топографічній картці, а за потреби виписується нова картка, на якій свій підпис інша відповідальна особа.
2.13. Відмітка про вибуття робиться у Книзі вибуття документів.
2.14. Відповідальність за ведення топографічного каталогу фондів структурних підрозділів Бібліотеки покладається на відділ зберігання фондів. Доступ до каталогу співробітників інших відділів не дозволяється.
2.15. Відповідальність за збереження фонду в технологічному циклі комплектування, наукової обробки та видачі документів покладається на завідуючих цими відділами.
2.16. Відвідування приміщень відділів комплектування документів, наукової обробки документів і організації каталогів, зберігання фондів працівниками інших структурних підрозділів Бібліотеки дозволяється лише за виробничої необхідності і в присутності співробітників вказаних відділів.
3. Збереження фонду в процесі зберігання
3.1. Кожен структурний підрозділ Бібліотеки має свій підсобний фонд. До фонду читального залу періодичних видань, який відокремлений для відкритого доступу, користувачі допускаються у присутності бібліотекаря.
3.2. Рух фондів за підрозділами Бібліотеки відображається у щорічних звітах відділу зберігання фондів і ґрунтується на даних форм первинного обліку.
3.3. У книгосховищах структурних підрозділів для розміщення фондів використовуються систематично-алфавітна розстановка документів.
3.5. До книгосховища підрозділів не допускаються сторонні особи, у разі виробничої необхідності працівники інших структурних підрозділів можуть перебувати у книгосховищі у супроводі працівника відділу. 
3.6. Забороняється залишати приміщення, де зберігаються документи, без нагляду, проводити у сховищі збори та наради, заходи, не пов'язані з діяльністю бібліотеки. Після закінчення робочого дня співробітники вимикають освітлювальні прилади, зачиняють приміщення відділів, ключі здають охороні, приміщення мають бути взяті на сигналізацію.
3.6. У робочий час, у разі виробничої необхідності, адміністрація має право заходити до всіх структурних підрозділів Бібліотеки. У разі аварійної ситуації, — у вихідні дні та в неробочий час, — приміщення відкривається охоронцями у присутності начальника караулу, а за потреб і з представниками аварійних служб та вживають необхідних заходів відповідно до діючих інструкцій та наказів ректора, про що потім укладається акт. 
3.7. У структурних підрозділах для встановлення фактичної наявності документів здійснюють планові перевірки фондів згідно до «Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань», Затверджене наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 року № 879, що набув чинності з 01.01.2015 р. 
3.8. Перевірка бібліотечного фонду проводиться відповідно до перспективного та щорічного планів роботи Бібліотеки. Склад комісії затверджується наказом ректора Університету за службовою запискою директора Бібліотеки.
3.9. Вилучення документів з фонду бібліотеки здійснюється відповідно до «Інструкції про порядок вилучення та списання документів з фонду Науково-технічної бібліотеки НТУ «ХПІ», Порядку списання об'єктів державної власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 листопада 2007 р. № 1314 та Наказу Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб'єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 р. № 818. 
3.10. Організація передачі та обміну документами з обмінного фонду регламентується «Інструкцією про організацію роботи обмінного фонду науково-технічної бібліотеки».
4. Умови утримання бібліотечних фондів, технологічні фактори зберігання
4.1 З метою попередження пошкодження документів в бібліотеці створюється відповідний фізико-хімічний, біологічний, санітарно-гігієнічний режим зберігання бібліотечного фонду, дотримуються заходи протипожежної безпеки згідно ГОСТ 7.50:2006 «Консервація документів», Правил пожежної безпеки в Україні, затверджених Наказом Міністерства внутрішніх справ України 30.12.2014 № 1417 зі змінами та доповненнями, інструкції « 572 щодо дій особового складу та студентів НТУ «ХПІ» в разі виникнення аварійної ситуації (аварій), затвердженої наказом ректора НТУ «ХПІ» № 284 ОД від 16 липня 2019 р.,  Інструкції з охорони праці 15-43 для працівників науково-технічної бібліотеки
4.2 Відповідальність за створення належних умов зберігання фонду покладається на адміністрацію Університету, господарські підрозділи Університету, директора Бібліотеки, завідувачів відділів, — у межах своєї відповідальності , а саме:
- безперебійну і безаварійну роботу всіх вентиляційних, опалювальних систем, систем кондиціонування повітря, електромережі, комп'ютерної мережі, вантажного підйомника (ліфта), ксерокопіювальної техніки;
- захист документів від шкідливого впливу сонячного світла, дотримання у книгосховищі відповідної температури і вологості повітря, належного санітарно-гігієнічного режиму;
- щоденне вологе прибирання приміщень, щомісячне проведення санітарних днів;
- дотримання в належному стані покрівлі, віконних рам, дверей і замків будівлі бібліотеки;
- функціонування автоматизованої системи пожежної сигналізації та оснащення всіх сховищ вогнегасниками з розрахунку один на 100 кв. м площі підлоги, але не менше одного для окремого приміщення;
- своєчасне проведення інструктажів для працівників бібліотеки за правилами протипожежної безпеки; здійснення контролю за їх дотриманням;
- проведення профілактики біологічних пошкоджень документів, знищення шкідників, здійснення дезінфекції приміщень книгосховищ із залученням міських служб по дезінфекції;
- усунення незначних ушкоджень документів (вклеювання аркушів, які випали, ліквідація розривів на полях, відновлення відсутніх аркушів здійснюється структурними підрозділами самостійно.
4.3. Охорона приміщення бібліотеки здійснюється за допомогою відеоспостереження, сигналізації та охоронцями.
5 Збереження фонду в процесі використання
5.1. Використання бібліотечного фонду регламентується «Правилами користування науково-технічною бібліотекою», «Положенням про бібліотечне обслуговування користувачів Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут», «Технологічною інструкцією з обслуговування користувачів на абонементах та в читальних залах науково-технічної бібліотеки Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут». 
5.2. Абонентська картка читача є єдиним документом, який надає право користувачам користуватися фондами бібліотеки. Втрата абонентської картки читача не позбавляє користувача відповідальності за всі документи, які були надані (видані) йому з фонду Бібліотеки за цим номером абонентської картки читача.
5.3. Забороняється пропускати до бібліотеки користувачів, які не здали верхній одяг, портфелі або сумки, документи, що не належать Бібліотеці до гардеробу.
5.4. Забороняється видавати користувачам та працівникам Бібліотеки документи, видача яких не зафіксована в облікових документах (в електронному формулярі користувача, на бланку читацької вимоги, книжковому формулярі). Користувач має розписатися за кожний одержаний примірник у книжковому формулярі наданого документа. 
5.5. У підрозділах, у яких не упроваджена електронна видача документів, формуляр користувача або книжковий формуляр з підписом користувача є документом, що засвідчує факт видачі йому видань і прийому їх бібліотекарем, який своїм підписом підтверджує повернення видань до Бібліотеки. 
5.6. При отриманні видань користувач має ретельно перевірити їх. При наявності дефектів (відсутність сторінок і пошкодження сторінок) повідомити бібліотекаря, який зобов'язаний зробити необхідні службові позначки, а бібліотекар зобов'язаний ретельно переглянути їх як при видачі так і при прийманні задля виявлення пошкоджень видань, попереджати користувачів про відповідальність за пошкодження або втрату документів.
5.7. Забороняється виносити документи з читальних залів бібліотеки без дозволу співробітників читальних залів. 
5.8. Старовинні, рідкісні та цінні документи і дисертації не підлягають ксерокопіюванню, сканування, фотографуванню. 
5.9. Збереження документів, отриманих за системою МБА, регламентується: ДСТУ ISO 8459-1:2005 Інформація та документація. Довідник бібліографічних елементів даних. Ч.1. Застосування міжбібліотечного абонемента (ISO 8459-1:1988, IDT);  ДСТУ ISO10161-1:2010 Інформація та документація. Взаємозв'язок відкритих систем. Специфікація прикладного протоколу для міжбібліотечного абонемента. Частина 1. Специфікація протоколу; ДСТУ ISO 10161-2:2010 Інформація та документація. Взаємозв'язок відкритих систем. Специфікація прикладного протоколу для міжбібліотечного абонемента. Частина 2. Проформа свідчення про відповідність протокольної реалізації (PICS). 
5.10. Працівники відповідних структурних підрозділів Бібліотеки мають вживати заходів щодо своєчасного повернення документів користувачами, абонентами МБА і ліквідації поточної заборгованості.
6. Відповідальність за збереження фонду
6.1. Відповідальність користувачів перед бібліотекою. 
6.1.1. Відповідальність користувачів за збереження бібліотечного фонду регламентується чинним цивільно-правовим та кримінальним законодавством України, Типовими правилами користування бібліотеками в Україні; Типовими правилами користування бібліотекою вищого закладу освіти Міністерства освіти України , Правилами користування науково-технічною бібліотекою Національного технічного університету «Харківський політехнічний інститут».
6.1.2. Підпис користувача у книжковому формулярі або читацькому формулярі за кожен отриманий документ покладає на нього правову відповідальність за збереження бібліотечного фонду. 
6.1.3. Відповідальність за пошкоджені документи несе користувач, який користувався нею останнім. 
6.1.4. Користувачі, які втратили або пошкодили видання з фонду бібліотеки, повинні повернути такі ж або замінити їх іншими виданнями, визнаними бібліотекою рівноцінними, що передбачено «Інструкцією про порядок заміни втрачених користувачами документів з фонду НТБ». Пошкоджене видання користувач зобов'язаний повернути Бібліотеці 
6.1.5. При втраті або пошкодженні особливо цінних для Бібліотеки видань (енциклопедії, довідники, видання , які є в одному або декількох примірниках), якщо їх номінальна вартість — нижче фактичної, спосіб розрахунку та його цінність визначається Бібліотекою окремо за кожне видання, зважаючи на його наукову та культурну цінність та ринкову вартість. 
6.1.6. При пошкодженні особливо цінних, антикварних або рідкісних творів друку їх вартість визначається за цінами, встановленими в каталогах-прейскурантах на покупку і продаж букіністичних видань
6.1.7. Відповідальність за збереження документів, представлених на виставках, переглядах, інших заходах Бібліотеки, покладається на працівників структурних підрозділів — організаторів заходу. 
6.1.8  За порушення правил користування бібліотечним фондом та завдані йому збитки користувач позбавляється права користуватися фондами бібліотеки на термін, визначений Правилами користування науково-технічною бібліотекою. 
6.2. Матеріальна відповідальність працівників бібліотеки:
6.2.1. Відповідальність працівників Бібліотеки регламентується в межах своєї відповідальності, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
6.2.2. Відповідальність за збереження фонду несуть працівники Бібліотеки, які мають доступ до нього: якщо шкода була завдана недбалим ставленням до роботи, порушенням правил обліку, організації, видачі документів, неприйняттям необхідних заходів до своєчасного повернення користувачами документів до Бібліотеки та інше, при визначені їх провини, —згідно чинного законодавства та посадових обов`язків.
 6.2.3. Працівники Бібліотеки, які заподіяли шкоду бібліотечному фонду, несуть часткову або повну матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не вище своєї середньої місячної ставки. 
6.2.4. Повну матеріальну відповідальність бібліотекарі несуть в разі, коли нестача документів викликана діями, що переслідуються в кримінальному порядку, тобто коли встановлені факти розкрадання документів або сприяння розкраданню фонду безпосередньо працівниками.

 

                 Директор науково-технічної бібліотеки                               Лариса СЕМЕНЕНКО