Положення про cектор книгообміну та обмінних фондів відділу комплектування документів НТБ НТУ «ХПІ»
1. Загальні положення1.1. Дане положення визначає основні напрями, завдання, структуру, підпорядкованість, права й відповідальність сектору обмінного фонду (далі — Сектор). 1.2. Сектор є структурним підрозділом відділу комплектування документів (далі — Відділ) Науково-технічної бібліотеки (далі — Бібліотека).
1.3. Діяльність Сектору визначається офіційними документами в галузі культури, освіти, бібліотечної та інформаційної діяльності: законом України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», Наказом Державного комітету телебачення і радіомовлення України № 47 від 03.03.2017, Наказом Міністерства юстиції України № 578/5 від 12.04.2012 р., Положенням про Міністерство культури України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03.09.2014 р., Стратегією розвитку бібліотечної справи на період до 2025 р. «Якісні зміни бібліотек для забезпечення сталого розвитку України», схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 23.03.2016р. № 219-р, Порядком використання документів через обмінні бібліотечні фонди, затвердженим наказом Міністерства культури України № 1131 від 31.10.2017, Інструкцією з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженою наказом Міністерства культури і туризму України № 22 від 03.04.2007 р. нормативними актами та документами з бібліотечної справи органів управління вищими навчальними закладами України з бібліотечної справи; наказами по Національному технічному університеті «Харківський політехнічний інститут»(далі — Університет); регламентуючою документацією бібліотеки: Положенням про НТБ НТУ «ХПІ», Положенням про комплектування фонду, Положенням про відділ комплектування, Положенням про обмінний фонд Бібліотеки та цим Положенням, Інструкцією про порядок обміну в НТБ НТУ «ХПІ», розпорядженнями по бібліотеці, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами і нормами охорони праці та техніки безпеки, виробничої санітарії, протипожежного захисту.
1.4. Сектор підпорядковується безпосередньо завідувачу відділу комплектування документів.
1.5 Сектор здійснює прийом, збереження та передачу дублетних, непрофільних та маловживаних документів мережі бібліотек державної та комунальної форм власності всіх видів.
1.6. Дане Положення може бути доповнено чи змінено відповідно до чинного законодавства України. Зміни окремих пунктів Положення не є підставою для його відміни.
2. Основні завдання Сектора2.1. Сприяти раціональному використанню бібліотечних ресурсів держави.2.2 Забезпечувати обмін, перерозподіл непрофільних, дублетних, маловживаних в Бібліотеці документів та власних видань Університету між іншими бібліотеками.
2.3. Сприяти формуванню, доукомплектуванню та поліпшенню якісного складу діючого фонду Бібліотеки.
2.4 Перерозподіл документів між бібліотеками.
2.5. Сприяти раціональному використанню бібліотечних ресурсів держави.
2.6. Сприяти реалізації державних і регіональних програм розповсюдження документів серед бібліотек.
2.6. Надання консультацій за профілем діяльності Сектору.
3. Функції Сектора3.1. Формує обмінний фонд Бібліотеки з дублетних, непрофільних і маловживаних документів, вилучених з основного фонду Бібліотеки, видань Університету, документів отриманих у дарунок від приватних осіб, установ, організацій та з інших джерел, які не втратили наукового, виробничого, історико-культурного значення та є фізично придатними для їх використання. 3.2. Веде сумарний облік документів обмінного фонду Бібліотеки.
3.3. Інформує інші бібліотеки про документи, що є в обмінному фонді Бібліотеки.
3.4. Подає інформацію на веб-сайт Бібліотеки про наявність документів в обмінному фонді.
3.4. Складає акти на документи, які надходять або вилучаються з обмінного фонду Бібліотеки.
3.5. Організує довідковий апарат Сектора:
• алфавітну картотеку обмінного фонду,
• картотеку партнерів.
3.6. Забезпечує організацію обмінного фонду Бібліотеки і його зберігання.
3.7. Розробляє інструкції, положення та інші регламентуючи документи Сектора.
4. Структура Сектора4.1. Сектор складається із завідувача сектору; провідного бібліотекаря.
5. Управління Сектором5.1. Сектор очолює завідувач сектору, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом ректора Університету за поданням директора Бібліотеки5.2. Завідувач сектору забезпечує діяльність Сектора, відповідає за стан, організацію та якість роботи, виконання планових завдань, достовірність звітних показників, прийнятих рішень перед завідувачем Відділу.
5.3. Обов’язки працівників Сектора визначаються відповідними посадовими інструкціями та функціональними обов’язками, затвердженими проректором Університету.
5.4. Питання з організації роботи, удосконалення технологічних процесів вирішуються на виробничих нарадах у Відділі.
6. Організація роботи Сектора6.1. Робота Сектору здійснюється на підставі плану роботи. Статистичні звіти складаються за підсумками півріччя та року. 6.2. Упродовж звітного періоду завідувач Сектору надає на вимогу адміністрації оперативну інформацію про діяльність Сектору. У разі потреби вносить зміни до плану роботи після погодження з керівництвом Бібліотеки.
6.2. Діяльність працівників Сектору здійснюється відповідно до календарних індивідуальних планів роботи на рік.
6.3. У кінці звітного періоду завідувач Сектору подає звіт про виконану роботу завідувачу Відділу і пропозиції щодо планів на наступний період.
6.4. Основні питання діяльності Сектора підлягають обговоренню на засіданні Відділу, рішення якого є обов’язковими для виконання працівниками.
6.5. Контроль, перевірку діяльності Сектора здійснює завідувач Відділу та керівництво Бібліотеки.
7. Взаємодія з іншими структурними підрозділами7.1. Сектор співпрацює з підрозділами Бібліотеки згідно Положенню про комплектування фонду.7.2. Сектор подає:
7.2.1. завідувачу відділу — плани та звіти про роботу Сектора; проекти організаційно-розпорядчої та технологічної документації; статистичні дані про виконання планових завдань;
7.2.2. відділам обслуговування та інформаційно-бібліографічному відділу — документи, які надходять до бібліотечного фонду, з подальшим розподілом видань в основний та обмінний фонди Бібліотеки.
7.3. Сектор одержує від:
7.3.1. адміністрації Бібліотеки — вказівки та розпорядження про організацію виробничої діяльності;
7.3.2. завідувача відділу — розпорядження з організаційно-виробничої діяльності сектору; затверджену технологічну документацію, рекомендації щодо покращення організаційної роботи сектору;
7.3.3. відділу зберігання фонду — документи, які включаються до обмінного фонду Бібліотеки.
8. Права Сектора8.1. Сектор має право:8.1.1. Користуватися правами, викладеними в Конституції України, Статуті Університету, колективному договорі.
8.1.2. Вносити пропозиції до розгляду на Методичній раді Бібліотеки та засіданнях дирекції, що потребують вирішення на такому рівні.
8.1.3. Вносити пропозиції щодо поліпшення процесів роботи, умов праці та підвищення кваліфікації співробітників Сектору.
8.1.5. За дорученням адміністрації Бібліотеки брати участь в конференціях, семінарах, нарадах з питань пов’язаних з діяльністю Сектору.
8.1.6. Здійснювати в установленому порядку листування з іншими бібліотеками з питань роботи Сектора.
9. Відповідальність Сектора9.1. За виконання покладених даним Положенням на Сектор завдань і функцій.9.2. За своєчасність і достовірність подання показників роботи Сектора.
9.3. За виконання наказів та розпоряджень керівництва Бібліотеки та Університету.
9.4. За дотримання трудової та виробничої дисципліни, техніки безпеки, охорони праці і пожежної безпеки.
9.5. За збереження матеріальних цінностей, які надійшли до Сектора — в межах, визначених цивільним законодавством та законодавством про працю України.
9.6. За збереження до ліквідації Бібліотеки усіх супровідних документів на видання, що надійшли до обмінного фонду, та акти на документи, які включаються та вилучаються з обмінного фонду Бібліотеки.
Директор НТБ Л. П. Семененко
Зав. відділу комплектування документів І. І. Могиленко
